Obowiązek informacyjny

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osób korzystających z naszych serwisów internetowych lub aplikacji mobilnych: 

Kto jest administratorem danych osobowych: Benefit Systems S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Plac Europejski 2, 00-844 Warszawa (dalej „my” albo „Benefit Systems”).

Jeżeli jesteś użytkownikiem Systemu MyBenefit i korzystasz z funkcjonalności narzędzi HR lub składania oświadczeń lub wniosków dla pracodawcy lub innych podobnych funkcjonalności, to administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach tych funkcjonalności jest Twój pracodawca. W celu uzyskania informacji dotyczących tego przetwarzania, skontaktuj się bezpośrednio ze swoim pracodawcą.

Jak się z nami skontaktować: Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych. Możesz to zrobić wysyłając wiadomość na adres email: iod@benefitsystems.pl lub listownie na adres: Benefit Systems S.A., Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa, z dopiskiem „IOD”.

Jakie dane osobowe przetwarzamy i skąd je mamy: Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, które podajesz, pozostawiasz lub do których możemy uzyskać dostęp w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszych serwisów internetowych lub aplikacji mobilnych.

Możemy także przetwarzać Twoje dane, które otrzymaliśmy od Twojego pracodawcy (np. w celu założenia Ci konta w Systemie MyBenefit).

Twoje dane możemy także otrzymać od podmiotów, które oferują Tobie dodatkowe usługi w związku z posiadaniem przez Ciebie konta w naszych serwisach internetowych i aplikacjach mobilnych lub od dostawców zewnętrznych usług uwierzytelniających (np. Facebook, Apple).

Ponadto, jeśli je nam podałeś, możemy przetwarzać dane osobowe Twojego dziecka.

Dane, które przetwarzamy, obejmują w szczególności:

  • dane podane przez Ciebie lub Twojego pracodawcę w procesie rejestracji konta w naszych serwisach internetowych i aplikacjach mobilnych oraz w toku korzystania z naszych serwisów i aplikacji;
  • dane dotyczące Twojej aktywności w naszych serwisach i aplikacjach mobilnych (np. dane dotyczące odwiedzanych stron, zakładek, ilości spędzanego na nich czasu itp.);
  • jeżeli korzystasz z wyszukiwarki obiektów i włączysz geolokalizację, będziemy przetwarzać Twoje dane geolokalizacyjne w celu zaprezentowania Ci obiektów znajdujących się w pobliżu Twojej lokalizacji;
  • jeżeli wgrasz do naszej aplikacji MultiSport zdjęcie swoje lub Twojego dziecka w celu uzyskania Potwierdzonej Tożsamości, będziemy je przetwarzać w celu zapewnienia Tobie lub Twojemu dziecku funkcjonalności Potwierdzonej Tożsamości oraz w celu zwrócenia zdjęcia na Twój adres e-mail, jeżeli będziesz chciał skorzystać z usług obiektu w przypadku braku możliwości wygenerowania kodu qr lub numeru token w aplikacji MultiSport;
  • dane dotyczące Twojego urządzenia, za pomocą którego korzystasz z naszych serwisów internetowych lub aplikacji mobilnych: adres IP, dane zapisane w plikach cookies lub innych podobnych technologiach (zobacz: „Polityka cookies”). Przetwarzamy także dane obejmujące treść zapytań HTTP kierowanych do naszego serwera przez Twoje urządzenie (adres URL, adres IP, dane dotyczące przeglądarki, data i godzina żądania, kod odpowiedzi HTTP, informacje o błędach, identyfikator pliku cookie, przeglądane zasoby strony). Dane zbierane w ten sposób zapisywane są w logach serwera.


Jak przetwarzamy dane osobowe: Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe oraz, jeśli je nam podałeś, dane osobowe Twojego dziecka, w celach:

  • świadczenia usługi dostępu lub prowadzenia konta w naszych serwisach internetowych i aplikacjach mobilnych oraz umożliwienia korzystania z usług dostępnych w serwisach internetowych i aplikacjach mobilnych (w tym umożliwienia zakupu, dostarczania oraz rozliczania zamówień w Systemie MyBenefit lub na Platformie MultiLife) – ponieważ jest to niezbędne do realizacji umowy zawartej przez Ciebie z Benefit Systems (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w przypadku, gdy w celu świadczenia dla Ciebie usługi zbieramy szczególne kategorie danych lub przekazujemy takie dane osobowe do podmiotów zewnętrznych, przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej wyraźnej zgody (podstawa prawna – art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Podanie tych danych jest zawsze dobrowolne, ale może być niezbędne w celu skorzystania z danej usługi;
  • w przypadku, jeżeli jesteś uczestnikiem Programu MultiSport lub MultiLife, świadczymy dla Ciebie usługi związane z korzystaniem z Programu MultiSport lub MultiLife, ponieważ wyraziłeś/-łaś nam na to zgodę, która może być wyrażona także poprzez Twoje wyraźne zgłoszenie do Programu bezpośrednio u nas lub u pracodawcy (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit a) RODO);
  • związanych z realizacją naszych obowiązków prawnych – obowiązujące przepisy mogą nakładać na nas obowiązki, dla których spełnienia musimy przetwarzać Twoje dane osobowe, co dotyczy w szczególności realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • administrowania serwerem, zapewnienia jego bezpieczeństwa, w celach statystycznych oraz w celach ułatwienia korzystania z naszych serwisów internetowych i aplikacji mobilnych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na poprawieniu funkcjonalności usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • dochodzenia, ustalenia i obrony przed roszczeniami. Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f RODO w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych);
  • związanych z prowadzeniem działań marketingowych - możemy przetwarzać Twoje dane osobowe: i) w celu prowadzenia komunikacji marketingowej, w tym przesyłania informacji handlowych oraz przedstawiania ofert, w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na przedstawianiu Ci treści marketingowych, w tym treści dopasowanych do Ciebie na podstawie profilowania, w związku z Twoją zgodą na użycie w tym celu wybranego przez Ciebie kanału komunikacji; ii) w celu prowadzenia działań marketingowych online, w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na przedstawianiu reklam i ofert, w tym dopasowanych do Twoich potencjalnych potrzeb i zainteresowań na podstawie profilowania, w związku z Twoją zgodą na użycie plików cookie lub podobnych technologii lub – gdy ma to zastosowanie - w związku z Twoją zgodą na użycie przez nas informacji o Twojej lokalizacji dla celów marketingowych; iii) w celu prowadzenia analiz i statystyk dla potrzeb marketingowych oraz badania zadowolenia z naszych usług, w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na podnoszeniu jakości świadczonej przez nas obsługi klientów oraz udoskonalaniu dostępnych u nas produktów i usług (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo przetwarzamy dane osobowe: Po zakończeniu korzystania przez Ciebie z naszych serwisów internetowych lub aplikacji mobilnych przetwarzamy Twoje dane przez okres, gdy dane te są zapisane w logach serwera.

Jeżeli posiadasz konto w naszych serwisach lub aplikacjach mobilnych, przechowujemy Twoje dane do czasu usunięcia Twojego konta.

W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane w celach związanych z realizacją naszych obowiązków prawnych, robimy to przez czas niezbędny do realizacji naszych obowiązków prawnych, w szczególności wynikający z odpowiednich przepisów.

W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, będziemy to robić do momentu zgłoszenia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu, chyba że wcześniej przestaną być niezbędne dla realizacji naszych uzasadnionych interesów (np. upłynie okres przedawnienia roszczeń).

W przypadku, gdy przetwarzamy dane na podstawie zgody, będziemy je przetwarzać nie dłużej niż do czasu jej cofnięcia.

Czy podanie danych jest obowiązkowe: Co do zasady podanie danych osobowych nie jest Twoim obowiązkiem, ale może być niezbędne do skorzystania z usług świadczonych przez Benefit Systems np. do zawarcia z nami umowy. Niepodanie danych może więc skutkować w niektórych przypadkach brakiem możliwości świadczenia przez nas usług. Nasze formularze, przy pomocy których gromadzimy dane, jednoznacznie wskazują na dane, których podanie jest niezbędne.

Czy podejmujemy zautomatyzowane decyzje: Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu informacji o Tobie, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Komu przekazujemy Twoje dane: Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom: podmiotom z Grupy Benefit Systems, podmiotom świadczącym usługi hostingu i utrzymania naszych serwisów internetowych i aplikacji mobilnych, podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne i usługi w zakresie wsparcia i bezpieczeństwa IT, podmiotom świadczącym usługi przechowywania i niszczenia nośników danych, podmiotom świadczącym usługi związane z obsługą naszych klientów i innych interesantom (np. kurierom, operatorom płatności) oraz wspierającym nasze działania marketingowe, doradcom prawnym i podmiotom prowadzącym audyty, jak również Twojemu pracodawcy. Twoje dane mogą zostać przekazane także podmiotom z nami współpracującym, które oferują Tobie dodatkowe usługi w związku z posiadaniem przez Ciebie konta w naszych serwisach internetowych i aplikacjach mobilnych (np. konsultanci oraz partnerzy, do których usług uzyskujesz dostęp za pośrednictwem naszych serwisów internetowych lub aplikacji mobilnych), operatorom portali społecznościowych.

Twoje dane mogą zostać przekazane także organom publicznym w przypadkach przewidzianych przez prawo.

Jeżeli skorzystasz z funkcjonalności udostępnienia Wirtualnej Karty Kids innym zarejestrowanym w naszej aplikacji MultiSport użytkownikom, dane osobowe Twojego dziecka zostaną ujawnione tym wskazanym przez Ciebie użytkownikom.

Czy przekazujemy Twoje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy: Co do zasady Twoje dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Niektórzy odbiorcy danych (np. dostawcy rozwiązań technologicznych) mogą je przetwarzać w państwach trzecich. Dokładamy należytych starań, żeby przekazywanie danych do tych podmiotów było zgodne z prawem. Jeżeli w stosunku do danego państwa trzeciego nie została wydana przez Komisję Europejską decyzja stwierdzająca w tym państwie należyty poziom ochrony danych osobowych, zapewniamy by transfer danych był realizowany na podstawie innych, przewidzianych przez prawo środków ochrony, np. w oparciu o standardowe klauzule umowne lub kodeksy postępowania. Możesz się z nami skontaktować w celu uzyskania kopii przyjętych środków ochrony. Dane kontaktowe znajdziesz powyżej w pkt Jak się z nami skontaktować.

Jakie masz prawa: Prawo żądania dostępu do danych osobowych; prawo żądania sprostowania danych osobowych; prawo żądania usunięcia danych osobowych; prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych; prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych; oraz prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności: benefitsystems.pl/polityka-prywatnosci/.